Vergaderen in de VvE? Voorlopig liever niet

19 maart 2020 - 

Bijeen komen voor een vergadering is op dit moment niet verstandig. Volgens de meeste splitsingsreglementen moet de VvE binnen vijf of zes maanden na afloop van het boekjaar vergaderen. Tijdens deze vergadering moet de jaarrekening van het voorgaande boekjaar worden besproken en vastgesteld. Een boekjaar is vaak een kalenderjaar, waardoor VvE’s voor 1 juni of 1 juli moeten vergaderen. Hoe moet dat nu we met de coronacirsis fysieke bijeenkomsten zo veel mogelijk moeten beperken?

Modelreglement 2017: Termijn verlengen

VvE’s met modelreglement 2017 hebben het makkelijk. Dat splitsingsreglement schrijft voor dat de vergadering kan beslissen om de termijn te verlengen. Een VvE hoeft dan niet binnen de eerste zes maanden te vergaderen, maar mag dat ook op een later moment doen. Voor VvE’s met een ouder modelreglement geldt deze mogelijkheid niet. Wat kunnen die VvE’s doen?

Andere modelreglementen

De oudere modelreglementen kennen de mogelijkheid niet om de termijn te verlengen. Zij moeten binnen de eerste vijf of zes maanden na afloop van het boekjaar vergaderen. En als een VvE dat niet doet? Dan gebeurt er waarschijnlijk niets. Er is geen VvEpolitie die controleert of de VvE vergadert of andere regels worden nageleefd. Er staat ook geen sanctie op het overschrijden van de termijn. Gezien de huidige situatie is het te rechtvaardigen dat de vergadering wordt opgeschoven. Bespreek (digitaal, schriftelijk of telefonisch) met elkaar hoe jullie dit regelen en op welk termijn de vergadering wel zal plaatsvinden.

Schriftelijk stemmen

Een andere optie is om schriftelijk te stemmen. Dit  is vooral voor kleine VvE’s een optie. De belangrijkste voorwaarde aan schriftelijk stemmen is dat het besluit unaniem genomen wordt. Alle eigenaren moeten schriftelijk akkoord gaan met het besluit, bijvoorbeeld de goedkeuring van de jaarrekening. Hierdoor is het voor grote VvE’s vaak niet mogelijk.

Machtiging

Een andere optie is om een fysieke vergadering te organiseren, waarbij slechts een handje vol eigenaren aanwezig is mét volmachten van de andere eigenaren. Zo kunnen belangrijke besluiten toch worden genomen binnen de grenzen die door de overheid zijn gesteld.

Ook andere variaties zijn mogelijk, zoals een fysieke vergadering met een klein groepje eigenaren en andere eigenaren die kunnen inbellen of via een videogesprek kunnen aanhaken. Met bereidheid en creativiteit komt u een samen al een eind!

Corona-virus: we zijn alleen telefonisch en online bereikbaar