Is een presentielijst nodig bij een vergadering van de VvE?

11 maart 2024 - 

De leden van een Vereniging van Eigenaren (VvE) vergaderen minimaal één keer per jaar. Tijdens de vergadering praten en beslissen de leden over onderhoud van het gebouw, gezamenlijke uitgaven en gewenste verbeteringen van de woningen. Voor iedere VvE geldt dat in het splitsingsreglement (onderdeel van de splitsingsakte) strenge regels staan over de bijeenroeping, de besluitvorming en de verslaglegging. Er zijn ook regels over de presentielijst, hoe zit dat?

Bij iedere vergadering ondertekenen de stemgerechtigden (de leden van de VvE) de presentielijst. Dit wordt niet altijd gedaan of niet zorgvuldig genoeg. Hierdoor kunnen problemen ontstaan, bijvoorbeeld als de geldigheid van een besluit in twijfel wordt gebracht.

Presentielijst

De presentielijst laat zien welke eigenaren aanwezig zijn, hoeveel stemmen zij vertegenwoordigen en of het quorum (de minimale opkomst) is gehaald. Is een eigenaar afwezig en stemt hij via volmacht? Dan tekent de gevolmachtigde de presentielijst namens de eigenaar.

Quorum

Voor veel besluiten en VvE’s geldt een minimale opkomst voor de vergadering, het quorum. Of het quorum wordt gehaald, blijkt uit de getekende presentielijst. Dit maakt ook dat VvE’s zorgvuldig met de presentielijst moeten omgaan. Zijn er onvoldoende stemmen op de vergadering aanwezig? Dan is het quorum niet gehaald en verplaatst het bestuur de vergadering.

Bewijs

Soms ontstaat er discussie over de geldigheid van een besluit. Waren er genoeg stemmen aanwezig? Werd het quorum gehaald? Dit leidt soms tot een rechtszaak waarbij een rechter beoordeelt of het besluit geldig is. De getekende presentielijst kan dan als bewijs dienen.

Webinar VvE: Vergaderen

Op 10 oktober 2024 organiseert !WOON een webinar over de vergadering van eigenaren. Deelname is gratis en aanmelden kan via de website.

Na het webinar weet je:

  • Hoe je een vergadering organiseert
  • Waar staat hoeveel stemmen iedere eigenaar kan uitbrengen
  • Welke soort besluiten er zijn
  • Welke regels er gelden over volmachten, de presentielijst en stemonthoudingen
  • Wat je kunt doen als je het niet eens bent met de beslissing van de vergadering

Vergaderen met de VvE

 

Artikel delen:

!WOON