Privacy Statement van de Stichting !WOON
Dit is het Privacy Statement van stichting !WOON. Om u goed van dienst te zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, verwerkt !WOON uw persoonsgegevens.
!WOON acht een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. U kunt erop rekenen dat uw gegevens bij !WOON veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.
Waarom heeft !WOON een Privacy Statement?
We hebben in dit Privacy Statement voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in dit Privacy Statement lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijke persoon. Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer e-mailadres. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail stuurt, of met ons belt. Ook als u de website van !WOON bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens.
Op het moment dat uw persoonsgegevens door uzelf of door een derde met !WOON worden gedeeld verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen.
Waarop is dit Privacy Statement van toepassing?
Dit Privacy Statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die !WOON van u (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze) verwerkt in het kader van haar dienstverlening.
Van wie verwerkt !WOON persoonsgegevens?
Van alle personen met wie we contact hebben, of die de website van !WOON bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer bewoners die contact zoeken met !WOON om informatie, advies of ondersteuning te krijgen. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen van zakelijke klanten en leveranciers of business partners van !WOON.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is de privacy-officer van Stichting !WOON, gevestigd aan de Nieuwezijds Voorburgwal 32, 1012 RZ Amsterdam. De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.
Waarvoor gebruikt !WOON uw persoonsgegevens?
!WOON mag enkel persoonsgegevens van u verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn:
- uw toestemming;
- de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
- de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
- de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar van uw gezondheid; en
- de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk met het oog op het belang van !WOON waarbij uw belang niet prevaleert.
!WOON verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van de volgende activiteiten:
Logboek bewonerscontact op adresniveau
!WOON informeert, adviseert en ondersteunt individuele bewoners en bewoners die actief zijn in organisaties. Wij leggen inhoudelijke informatie over het contact tussen bewoners en medewerkers vast in een geautomatiseerd systeem. Wij leggen alleen informatie vast die noodzakelijk is voor vervolgadvies over de vraag, juridische procedures, contact over de aan ons voorgelegde kwestie met uw verhuurder of andere instanties. Naast inhoudelijke informatie leggen wij uw contactgegevens vast: naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen). Wij leggen geen gegevens over het contact vast als de informatie niet noodzakelijk is voor het doen van ons werk. Wanneer wij voor het ondersteunen bij aan ons voorgelegde kwestie informatie over u uitwisselen met andere organisaties, bijvoorbeeld uw verhuurder of de gemeente, dan doen wij dit alleen met uw toestemming.
Algemeen contactformulier
U kunt contact met !WOON opnemen via het contactformulier op onze website www.wooninfo.nl . De contactgegevens die u daar zelf invult (naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), korte beschrijving van uw vraag) De contactgegevens die u daarbij opgeeft (naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen) gebruiken wij alleen om u van advies te voorzien en slaan wij op in een goed beveiligde database. Dat geldt ook voor de inhoudelijke vraag die u aan ons voorlegt en de informatie die u daarin geeft. Wanneer wij hiervoor gebruik maken van externe servers dan houden wij hierbij rekening met de voorschriften van de AVG.
Aanmelding bijeenkomsten, cursussen, nieuwsbrieven, mailinglijst vacatures, project energiecoach, etc.
U kunt zich via een formulier op de website, via e-mail, telefonisch aanmelden voor bijeenkomsten, cursussen, etc. die !WOON organiseert. Ook kunt u zich aanmelden voor de digitale nieuwsbrieven en de mailinglijst bij vacatures. Op de website van het project Energiecoach kunt u zich online aanmelden voor een afspraak bij u thuis. De contactgegevens die u daarbij opgeeft (naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), en type mailinglijst gebruiken wij alleen om u te kunnen benaderen voor het genoemde doel en worden opgeslagen in een goed beveiligde database. Wanneer wij hiervoor gebruik maken van externe servers dan houden wij hierbij rekening met de voorschriften van de AVG.
Onderzoek
!WOON voert samen met bewonersgroepen en woningcorporaties onderzoek uit naar het draagvlak onder bewoners voor onder meer renovatieplannen. !WOON ontvangt de adressen van bewoners waaronder het onderzoek wordt verricht van de woningcorporatie. !WOON verwerkt de gegevens uit het onderzoek en koppelt de uitkomst geanonimiseerd terug aan de opdrachtgevers.
Online VVE-beheer programma VVE123
!WOON biedt kleine VVE’s gratis gebruik van het online beheerprogramma VVE123. Met de voorbeeldfunctie van de overheid als leidraad zijn er veel maatregelen ter beveiliging van gegevens en privacy in de werking van dit softwarepakket getroffen. Zo is geen informatie van de VvE inzichtelijk zonder specifieke toestemming van het bestuur. Meer informatie hierover is te vinden op de aparte website van dit programma www.wooninfo.nl/vve123.
Hoe gaat !WOON met uw persoonsgegevens om?
Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met uw persoonsgegevens om. Hiervoor heeft !WOON een beleidsdocument opgesteld.
Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens
De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens, vanaf 25 mei 2018 betreft dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.
Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit dit Privacy Statement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de AP. De contactgegevens van de AP zijn: Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag, 0900-2001201.
Veilig
Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treft !WOON passende technische en organisatorische maatregelen. Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.
Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen !WOON niet iedereen toegang heeft tot uw gegevens. De systemen waarin klantgegevens zijn opgeslagen, zijn daarom enkel toegankelijk voor een selecte groep medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden dat ze toegang hebben.
Melden van incidenten
Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij de AP. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.
Vertrouwelijk
We gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker van !WOON is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt ook voor derden die door !WOON zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom iedereen die inzicht heeft in uw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
!WOON bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn.
Verstrekken aan derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer u ons hiervoor uw toestemming hebt gegeven. !WOON kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verleent !WOON haar medewerking.
Doorgeven van uw gegevens naar landen buiten de Europese Unie
!WOON zal uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor een modelovereenkomst is gesloten of wanneer u een verklaring hebt getekend waarin u toestemming geeft voor de doorgifte.
Op verschillende manieren contact
Steeds vaker hebben klanten via e-mail, social media (Facebook, Twitter, Linkedin) of via www.wooninfo.nl contact met !WOON. Ook sms en chatten wordt ingezet. Natuurlijk wordt ook nog veel informatie uitgewisseld via brieven en formulieren. Het initiatief om contact te hebben kan bij u vandaan komen maar ook van !WOON. De persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door !WOON worden verwerkt. Bijvoorbeeld om uw vragen te beantwoorden, informatie te verstrekken of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.
Bezoek aan de website van !WOON
Als u onze website bezoekt, registeren we met cookies bezoekgegevens. Hieronder leest u waarvoor we deze gegevens gebruiken.
Wat doen we met uw IP-adres?
Iedereen die internet gebruikt, heeft een IP-adres. Ook als u internet met uw mobiele telefoon. Zonder IP-adres kunt u niet internetten. !WOON zal het IP-adres niet herleiden naar uw persoon.
Wat doen we met uw bezoekgegevens?
Op de websites van !WOON worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina’s. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze website verder optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Zo kunnen we onze dienstverlening verder verbeteren. We registreren ook hoe bezoekers door de website van !WOON klikken. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag.
Wat doen we met cookies?
Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. Onze website maakt geen gebruik van “tracking cookies”.
Via onze website wordt een cookie geplaatst van de bedrijven Statcounter en van Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Deze bedrijven kunnen deze informatie aan derden verschaffen indien zij hiertoe wettelijk worden verplicht, of voor zover derden de informatie namens hen verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. De informatie die zij verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.
Wat zijn uw rechten?
Wanneer !WOON persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Uw rechten zullen hieronder worden toegelicht.
Wij stellen u op de hoogte als wij persoonsgegevens van u verwerken
!WOON verstrekt voor het verwerken van uw gegevens informatie aan u betreffende onze identiteit, over de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens verwerken, over de regels die daarop van toepassing zijn, over de rechten die u heeft en hoe u daar invloed op kunt uitoefenen.
Deze informatieverstrekking kan achterwege blijven indien u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of indien een mededeling aan u onmogelijk is of voor ons een onevenredige inspanning kost.
Inzage in uw gegevens
Bent u klant van !WOON en wilt u zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw ‘Recht van inzage’. We verzoeken u wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u graag wenst te ontvangen.
Recht op rectificatie
U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt.
Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.
Recht op gegevenswissing
Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren.
Recht op beperking van de verwerking
Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door !WOON onrechtmatig is.
Recht van bezwaar
Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door !WOON kunt u bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld wanneer u niet wilt dat wij uw persoonsgegevens gebruiken om u persoonlijke aanbiedingen te doen.
Recht op dataportabiliteit
Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt heeft u in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij uw gegevens op gestructureerde, gangbare en machineleesbare wijze aan u zullen verstrekken, wanneer u ons daarom verzoekt.
Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens of door een brief aan ons te sturen, voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.
Wij vragen u zich te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.
Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer u ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.
Over dit privacy statement
!WOON kan dit Privacy Statement aanpassen. De laatste wijziging was 24 mei 2018. De meest recente versie vindt u altijd op www.wooninfo.nl.
Heeft u vragen of opmerkingen over ons Privacy Statement? Neem dan gerust contact met ons op:
!WOON, t.a.v. de privacy-officer, Nieuwezijds Voorburgwal 32, 1012 RZ Amsterdam, telefoon 020 5230 130, info@wooninfo.nl
Artikel delen: