Iedere VvE hoort een bestuur te hebben. Het bestuur is intern voor de leden en extern, bijvoorbeeld voor aannemers, het aanspreekpunt als het gaat om VvE aangelegenheden. Soms kiest een (grote) VvE ervoor om (een deel van) de bestuurstaken uit te besteden aan een beheerder.
Met enige regelmaat geven we ook een gratis cursus/webinar ‘Bestuur & Beheer’, zie hiervoor onze agenda.
Het wettelijke uitgangspunt is dat het bestuur uit één persoon bestaat, tenzij de statuten (onderdeel van het (model)splitsingsreglement) bepalen dat het er twee of meer moeten zijn. De statuten verschillen per VvE, waardoor het aantal bestuurders ook per VvE kan verschillen.
In de vijf meest gebruikte model(splitsings)reglementen is het uitgangspunt dat ten minste één bestuurder is. In de 2 oudste modellen komt de term bestuurder nog niet voor. Het bestuur werd toen nog administrateur genoemd. Deze benaming is, bij de invoering van het nieuwe Burgerlijk Wetboek in de jaren 90, komen te vervallen.
- Modelreglement 1973
1 administrateur (bestuurder), artikel 40.1 - Modelreglement 1983
1 of meer administrateurs (bestuurders), artikel 41.1 - Modelreglement 1992
oneven aantal van 1 of meer bestuurders, artikel 41.1 - Modelreglement 2006
oneven aantal van 1 of meer bestuurders, artikel 53.1 - Modelreglement 2017
oneven aantal van 1 of meer bestuurders, artikel 57.1
Bestaat het bestuur uit meerdere personen, dan schrijven de model(splitsings)reglementen vanaf 1992 voor dat er verschillende rollen zijn. De rollen zijn voorzitter, secretaris en penningmeester. Alleen in het geval dat er meerdere bestuursleden zijn, kan de voorzitter van het bestuur tevens de voorzitter van de vergadering zijn.
Het komt nog wel eens voor dat iemand zichzelf ‘voorzitter van de VvE’ noemt. Deze benaming klopt niet. Iemand is of voorzitter van het bestuur en/of voorzitter van de vergadering. De VvE heeft geen voorzitter.
De taken van het bestuur zijn opgenomen in het Burgerlijk Wetboek, in de splitsingsakte en het splitsingsreglement. Hierdoor kunnen de taken en bevoegdheden per VvE, en daardoor per bestuur, verschillen. Hieronder vindt u een overzicht van een aantal algemene bestuurstaken:
Een aantal taken zijn:
- Inschrijving bij de Kamer van Koophandel
Zowel de VvE als het bestuur moeten op grond van de handelsregisterwet zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Ook iedere wijziging in het bestuur moet worden doorgegeven. - Maken van de begroting en exploitatierekening
Jaarlijks maakt het bestuur een begroting. De vergadering stelt de begroting vervolgens vast. De begroting bepaalt de maandelijkse ledenbijdrage. Na afloop van het boekjaar maakt het bestuur een exploitatierekening. Hierin staat hoeveel geld is uitgegeven. De exploitatierekening wordt ook door de vergadering vastgesteld en bepaalt de definitieve ledenbijdrage. - Beheren bankrekening
De VvE hoort minimaal twee bankrekeningen te hebben. Een algemene bankrekening én een bankrekening voor het reservefonds. Het bestuur beheert de financiën en daarmee ook de bankrekeningen. - Uitvoeren onderhoud
Het bestuur beslist over het onderhoud aan de gemeenschappelijke delen en zaken. Hiervoor geldt een belangrijke uitzondering. Het bestuur beslist alleen als:- de werkzaamheden niet duurder zijn dan het bedrag dat in de akte staat (artikel 37.2 modelreglement 1973)
- de werkzaamheden niet duurder zijn dan het bedrag vastgesteld door de vergadering (artikel 38.2 modelreglement 1983 en 1992)
- de werkzaamheden voortvloeien uit een goedgekeurde begroting (artikel 52.2 modelreglement 2006 en artikel 56.2 modelreglement 2017)
- Organiseren van de vergadering
Het bestuur organiseert minimaal één keer per jaar een vergadering. Het bestuur maakt de agenda en stuurt de uitnodiging. Wilt u meer weten over de vergadering van eigenaren? Ga dan naar onze pagina over dit onderwerp.
Op grond van artikel 5:131 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek wordt het bestuur benoemd en ontslagen door de vergadering. Dit gebeurt, tenzij het splitsingsreglement anders bepaalt, met een normale (volstrekte) meerderheid van stemmen.
Als er al een bestuur is, dan organiseert zij de vergadering. Is er nog geen bestuur, dan mogen de leden zelf een vergadering organiseren. Kijk voor meer informatie over het organiseren van de vergadering op onze pagina over dit onderwerp.
De benoeming van het bestuur moet op de agenda staan. Ontslag is ook mogelijk zonder dat het op de agenda staat. De wet schrijft voor dat ontslag ‘te allen tijde’ mogelijk is. Kortom, ook zonder dat het geagendeerd is, mag het bestuur worden ontslagen.
Zelf ontslag nemen?
Kan een bestuurder ook zelf ontslag nemen? Het antwoord op deze vraag is niet terug te vinden in de modelreglementen. Toch oordeel de Hoge Raad jaren geleden al dat het mogelijk is om zelf ontslag te nemen, bijvoorbeeld bij verhuizing.
Bestuurders horen, conform artikel 2:9 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek, opgedragen taken behoorlijk te vervullen. Gebeurt dit niet, dan kan het bestuur aansprakelijk zijn voor de schade die daardoor ontstaat. Om het nog ingewikkelder te maken, is het voltallige bestuur hoofdelijk aansprakelijk. Met andere woorden: bestuurder A kan aangesproken worden op handelingen van bestuurder B en visa versa. Het gaat zelfs zo ver dat iedere bestuurder in zijn of haar privé vermogen aansprakelijk gesteld kan worden.
Het bestuur bestaat meestal uit vrijwilligers. Om hen te beschermen tegen deze aansprakelijkheid kan een verzekering worden afgesloten. Vrijwel alle verzekeringsmaatschappijen bieden de bestuursaansprakelijkheidsverzekering aan. De kosten van deze verzekering hangen samen met de hoogte van het verzekerd bedrag. Vaak loont het om alle verzekeringen bij dezelfde verzekeraar onder te brengen. Een verzekeringsadviseur kan daar meer over vertellen, maar het is ook mogelijk om zelf verschillende offertes via internet op te vragen. Deze offertes worden op uw situatie afgestemd.
Leden van de VvE kunnen het bestuur aansprakelijk stellen.
Bijvoorbeeld als het bestuur toestemming verleent aan leden voor het doen of laten van een bepaalde handeling, terwijl dit helemaal niet zou mogen. Of als het bestuur onderwerpen niet agendeert en direct opdracht verstrekt tot het vernieuwen van gemeenschappelijke delen. Ook is het mogelijk dat er iets niet goed gaat bij de uitvoering van een besluit. Bijvoorbeeld als een besluit niet, of te laat, of juist dubbel wordt uitgevoerd. Als daar schade uit ontstaat, kan het bestuur daarvoor aansprakelijk gesteld worden. Daarbij heeft de rechter altijd het laatste woord.
Een beheerder is een externe partij die in ruil voor geld taken en werkzaamheden van de VvE en het bestuur overneemt. De VvE kiest zelf of alle taken of slechts een deel worden overgedragen.
Zeker voor grote VvE’s is het interessant om een beheerder aan te stellen. Het bestuur heeft er bijna een dagtaak aan om te controleren of alle eigenaren hun bijdrage hebben betaald, aanmaningen te versturen en bereikbaar te zijn voor klachtenonderhoud. In de praktijk is dit bij grote VvE’s te veel werk om van een vrijwillig bestuur te vragen.
De beheerder wordt, net als het bestuur, door de vergadering benoemd en ontslagen. Als jullie kiezen voor een externe beheerder, is het verstandig om het bestuur uit bewoners te laten bestaan.
In de praktijk wordt VvE beheer opgedeeld in 4 delen: financieel, administratief/organisatorisch, technisch en bouwkundig beheer. De VvE kiest zelf één of meerdere ‘pakketten’.
Financiële beheer
Onder het financiële beheer valt het opstellen van de begroting en de jaarrekening, maar ook het beheren van de bankrekening en het uitvoeren van (goedgekeurde) betalingen. De beheerder controleert of alle leden hun maandelijkse bijdrage betalen en stuurt aanmaningen aan wanbetalers.
Administratief/organisatorisch beheer
Onder het administratieve en organisatorische beheer valt het organiseren van de jaarlijkse vergadering. Hier komt het nodige werk bij kijken, zoals het versturen van de uitnodiging en agenda, maar ook de vergadering voorzitten en notuleren. Ook het afhandelen van verzekeringszaken valt onder het administratieve en organisatorische beheer. En natuurlijk het bijhouden van de administratie, zoals het archiveren van stukken en het monitoren van lopende contracten.
Technisch beheer
Hieronder valt doorgaans het dagelijkse technische beheer. Het opstellen van het meer jaren onderhoudsplan (MJOP) valt hier meestal niet onder.
Onder het technisch beheer valt bijvoorbeeld klachtenonderhoud, planmatig onderhoud en het beoordelen van offertes. Voor een beheerder geldt, net als bij het bestuur, dat alleen onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd mogen worden die vooraf door de vergadering zijn goedgekeurd en/of lager zijn dan een bedrag dat is vastgesteld door de vergadering cq in de akte is vastgelegd.
Bouwkundig beheer
Een bouwkundig beheerder stelt een meer jaren onderhoudsplan op en maakt een meer jaren onderhoudsbegroting. Op basis van deze plannen spaart de VvE voor toekomstig onderhoud. De beheerder ziet toe op de naleving van de plannen, adviseert over eventuele aanpassingen en ziet toe op een correcte uitvoering van de werkzaamheden.
De vergadering, en daarmee de leden, beslist of een beheerder wordt aangesteld. Dit is een belangrijke keuze, omdat jullie met elkaar beslissen om een deel van het ‘VvE-werk’ uit te besteden. Het is daarom van groot belang dat jullie vertrouwen hebben in deze nieuwe externe partij.
De beheerder wordt, net als het bestuur, benoemd en ontslagen door de vergadering. Een belangrijk verschil is dat er een overeenkomst aan ten grondslag ligt, zodat er bijvoorbeeld een opzegtermijn geldt. De beheerder wordt benoemd en ontslagen met een normale (volstrekte) meerderheid van stemmen.
Stap 1: Keuze uit ‘pakketten’
Het is belangrijk om met elkaar te bepalen wat jullie zoeken in een beheerder. Welke taken moet de beheerder gaan uitvoeren? Willen jullie iemand die alleen de financiën regelt? Of zijn jullie ook op zoek naar iemand die de vergadering organiseert en het onderhoud oppakt?
Ga met elkaar in gesprek op een (informele) vergadering en bespreek het gewenste takenpakket van de beheerder.
Stap 2: Commissie
Kies een klein gezelschap die de zoektocht naar een geschikte kandidaat leidt. De commissie vraagt offertes op en voert gesprekken met geschikte kandidaten. Het is verstandig om een aantal offertes op te vragen, zodat u een goede indruk krijgt van het aanbod.
Doe vooraf onderzoek naar de beheerders in uw regio. Kijk ook naar informatie van andere VvE’s en recensies op het internet. Raadpleeg hiervoor ook de Kamer van Koophandel en onderzoek of de beheerder gecertificeerd is. Neem de tijd om offerte te bestuderen en aarzel niet om door te vragen over de te leveren diensten. Hierdoor krijgt u meteen een eerste indruk van de beheerder. Vragen kunnen ook gaan over de beroepsaansprakelijkheidsverzekering, de verklaring omtrent gedrag (VOG), of de beheerder lid is van een branchevereniging, etc.
Let op: Het lezen van offertes is vaak ingewikkeld. De goedkoopste is niet altijd de beste, maar de duurste hoeft dat ook niet te zijn. Het is vooral belangrijk dat het aanbod aansluit bij jullie behoeftes.
Stap 3: Besluit op de vergadering
Is er een geschikte kandidaat gevonden? Dan moet de vergadering de spreekwoordelijke knoop doorhakken. De vergadering beslist namelijk of en welke beheerder wordt aangesteld. Kijk voor meer informatie over het organiseren van de vergadering en het nemen van rechtsgeldige besluiten op onze pagina over dit onderwerp.
Stap 4: Beheerovereenkomst
Nadat de vergadering akkoord is gegaan, kan de beheerder officieel worden aangesteld. De VvE en de beheerder leggen de afspraken in een overeenkomst vast. Hierin staat bijvoorbeeld welke werkzaamheden de beheerder uitvoert, welke vergoeding de VvE moet betalen, wanneer kan worden opgezegd, welke afspraken jullie maken over aansprakelijkheid en wat er gebeurt in geval van een geschil.
Als u en uw buren ontevreden zijn over de beheerder, dan kunnen jullie besluiten om de beheerder te ontslaan. Bijvoorbeeld, omdat de beheerder slecht bereikbaar is, geen inzicht geen in documenten of onderhoud niet (goed) uitvoert. Het is belangrijk om met elkaar te beslissen of jullie gelijktijdig een nieuwe beheerder aanstellen.
Stap 1: Is er draagvlak?
De eerste stap is om de spreekwoordelijke neuzen dezelfde kant op te krijgen. Bent u de enige die ontevreden is? Of delen uw buren uw mening? Het is verstandig om met uw buren van gedachte te wisselen en te inventariseren of er voldoende animo is om hier werk van te maken.
Stap 2: De formele beslissing
Uiteindelijk moet de vergadering beslissen over het ontslag van de beheerder. Zorg er voor dat u het bestuur betrekt bij uw zorgen en plannen. Het bestuur organiseert immers de vergadering en maakt de agenda. Soms is deze taak overgedragen aan de beheerder. Dit zorgt voor ongemakkelijke situaties. Toch moet er een vergadering worden georganiseerd zodat de eigenaren een besluit kunnen nemen.
De beheerder kan worden ontslagen met een normale (volstrekte) meerderheid van stemmen. Kijk voor meer informatie over het organiseren van de vergadering en het nemen van rechtsgeldige besluiten op onze pagina over dit onderwerp.
Stap 3: Opzeggen overeenkomst
Is de formele beslissing genomen, dan moet de overeenkomst met de beheerder worden opgezegd. In het contract staat welk opzegtermijn jullie in acht moeten nemen.
Stap 4: Afspraken over de overdracht
Als de overeenkomst is opgezegd, is het belangrijk om afspraken te maken over de overdracht van jullie dossier en administratie. Hebben jullie een nieuwe beheerder aangesteld, dan kan het (digitale) dossier en de inloggegevens naar de nieuwe beheerder toe. Regelen jullie voortaan de VvE zaken zelf? Dan ontvangt het bestuur alle gegevens.
Artikel delen: