Jaarlijks horen de leden van de VvE te vergaderen. Deze vergadering is aan strenge regels gebonden. Deze regels staan in het (model)splitsingsreglement, waardoor de regels per VvE kunnen verschillen.
Alle VvE’s horen minimaal één keer per jaar te vergaderen, maar dat mag natuurlijk vaker. Tussen het bijeenroepen en de vergadering moeten 8 of 15 ‘vrije’ dagen zitten. Welk termijn voor uw VvE geldt, staat in het (model)splitsingsreglement. ‘Vrije’ dagen betekent dat de dag van oproeping en de dag van de vergadering niet meetellen. Vaak bepaalt het reglement dat iedere eigenaar bevoegd is om tot uiterlijk 7 dagen voor de vergadering onderwerpen op de agenda mag plaatsen.
Als het bestuur geen vergadering organiseert, dan mogen de leden dit zelf doen. Ook hierover staan regels in het splitsingsreglement. In de meeste splitsingsreglementen staat dat op verzoek van 10% van de stemmen het bestuur een vergadering moet organiseren. Wordt aan dit verzoek niet voldaan, dan mag de eigenaar/mogen de eigenaren zelf een vergadering uitschrijven. Controleer altijd welke specifieke regels in jouw VvE gelden.
Met enige regelmaat geven we ook een gratis cursus/webinar ‘Vergaderen met de VvE’, zie hiervoor onze agenda.
Het aantal stemmen dat iedere eigenaar kan uitbrengen tijdens de vergadering is opgenomen in de splitsingsakte. Het aantal stemmen dat een eigenaar kan uitbrengen is niet gekoppeld aan het breukdeel (dat bepaalt hoeveel iedere eigenaar moet meebetalen aan de gemeenschappelijke kosten). Het kan dus voorkomen dat een eigenaar meer moet betalen dan zijn buren, maar evenveel stemmen heeft.
Gedeeld eigendom
Behoort een appartementsrecht toe aan twee personen, bijvoorbeeld aan echtgenoten, dan kan slechts één eigenaar stemmen. Mochten de eigenaren niet tot overeenstemming kunnen komen wie het stemrecht mag uitoefenen, dan kunnen zij een derde aanwijzen om namens hen te stemmen.
De VvE kent verschillende soorten besluiten, afhankelijk van het onderwerp waarover gestemd wordt. Verreweg de meeste besluiten worden genomen met een normale meerderheid van stemmen; de volstrekte meerderheid. Bij bijzondere besluiten of besluiten over veel geld worden genomen met een gekwalificeerde meerderheid.
Quorum
Het quorum is de verplichte minimale opkomst op de vergadering. Bij een volstrekte meerderheid geldt een quorum van 50%, oftewel; minimaal de helft van de stemmen moet aanwezig zijn (fysiek of via een volmacht) om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Wordt het quorum niet gehaald (er zijn dan minder dan de helft van de stemmen op de vergadering aanwezig) dan wordt de vergadering uitgesteld. Het bestuur organiseert een tweede vergadering. De tweede vergadering vindt niet vroeger dan 2 weken en niet later dan 6 weken na de eerste vergadering plaats. Op deze tweede vergadering geldt geen quorum meer en kunnen besluiten genomen worden, ook als er onvoldoende stemmen vertegenwoordigd zijn.
Is modelreglement 1992 van toepassing? Dan geldt het quorum niet bij:
- Besluiten die betrekking hebben tot posten die in de begroting staan, mits de posten niet met meer dan 10% worden overschreden.
- Besluiten die betrekking hebben tot uitgaven waarvoor een speciale reserve is gevormd.
Is modelreglement 2006 of modelreglement 2017 van toepassing? Dan geldt het quorum niet en kunnen op de eerste vergadering, ook als er onvoldoende stemmen zijn, rechtsgeldige besluiten worden genomen.
Volstrekte meerderheid van stemmen
De volstrekte meerderheid van stemmen wordt het meest gebruikt. Deze stemverhouding geldt voor reguliere besluiten zoals het benoemen van het bestuur, het goedkeuren van de begroting en het vaststellen van de jaarrekening.
De meerderheid van de aanwezige stemmen bepaalt. In de volksmond wordt dit ook wel ‘de helft + 1’ genoemd. Bij VvE’s met modelreglement 1973, 1983 en 1992 geldt een quorum van 50% van de stemmen. Dit quorum geldt niet bij modelreglement 2006 en modelreglement 2017.
- Quorum: 50% bij MR73, MR83 en MR92
- Meerderheid: de helft + 1 van de aanwezige stemmen
| Voorbeeld volstrekte meerderheid Tijdens de vergadering kunnen 100 stemmen uitgebracht worden. Op de vergadering moeten ten minste 50 stemmen aanwezig zijn (het quorum). Van de aanwezige stemmen moet ten minste de helft + 1 ‘voor’ stemmen om een rechtsgeldig besluit te nemen. Zijn er 50 stemmen aanwezig, dan is het quorum gehaald. Vervolgens moeten minimaal 26 stemmen ‘voor’ zijn om een rechtsgeldig besluit te nemen. |
Gekwalificeerde meerderheid van stemmen
Deze stemverhouding is strikter dan de volstrekte meerderheid van stemmen en geldt voor zwaardere besluiten, bijvoorbeeld om het huishoudelijk reglement te wijzigen. Voor dergelijke besluiten geldt een quorum van 2/3de van het aantal stemmen. Vervolgens moet het besluit genomen worden met een 2/3de meerderheid of 3/4de meerderheid, afhankelijk van het reglement dat van toepassing is. Ook bij modelreglement 2006 en modelreglement 2017 geldt het quorum voor besluiten met een gekwalificeerde meerderheid.
- Quorum: 2/3de van de stemmen
- Meerderheid: 2/3de of 3/4de van de aanwezige stemmen
| Voorbeeld gekwalificeerde meerderheid Tijdens de ALV kunnen 100 stemmen uitgebracht worden. Op de vergadering moeten ten minste 2/3de van de stemmen, zijnde 67 stemmen, aanwezig zijn (het quorum). Van de aanwezige stemmen moet ten minste 2/3de of 3/4de ‘voor’ stemmen om een rechtsgeldig besluit te nemen. Zijn er 67 stemmen aanwezig, dan is het quorum gehaald. Vervolgens moeten 45 stemmen (2/3de) of 51 (3/4de) ‘voor’ zijn om een rechtsgeldig besluit te nemen. |
Blanco stemmen
Het is mogelijk om je als eigenaar te onthouden van stemmen. Blanco stemmen, ongeldige stemmen en stemonthoudingen worden niet tot de uitgebrachte stemmen gerekend en zullen niet meetellen. Deze stemmen tellen wel mee voor het bepalen van het quorum.
Let op: De bovengenoemde stemverhoudingen zijn opgenomen in de modelreglementen. Hiervan mag in de splitsingsakte worden afgeweken. De splitsingsakte is leidend, niet het modelreglement.
Onder de noodwet (‘Tijdelijke wet covid-19 justitie en veiligheid') uit april 2020 mochten alle VvE’s digitaal vergaderen tot 1 februari 2023. Op dit moment wordt er gewerkt aan een wetswijziging waardoor VvE's ook in de toekomst digitaal mogen vergaderen. Het is nog onbekend wanneer de wetswijziging zal ingaan.
Voor veel VvE's is het daarom momenteel niet mogelijk om digitaal te vergaderen. Alleen als dit expliciet in het splitsingsreglement staat, is het toegestaan. Bij veel VvE's is dit niet het geval.
Lukt het niet om zelf naar de vergadering te gaan? Dan mag je iemand machtigen om namens jou op de vergadering te stemmen. Soms staan er in het splitsingsreglement aanvullende regels over de machtiging, bijvoorbeeld dat het bestuur niet als gemachtigde mag optreden.
Iedere eigenaar heeft recht op toegang tot de vergadering. Ook als een eigenaar een machtiging heeft afgegeven, mag hij nog steeds de vergadering bijwonen. Bijvoorbeeld als een eigenaar zich door een advocaat laat bijstaan. Hij en de advocaat (die met een machtiging het stemrecht kan uitoefenen) hebben dan toegang.
De vergadering mag ook schriftelijk stemmen, maar dan gelden er strengere regels. Alle eigenaren moeten dan akkoord gaan met het besluit. Vooral bij kleine VvE’s kan schriftelijk stemmen uitkomst bieden om snel te kunnen handelen.
Van de vergadering worden notulen gemaakt. De notulen worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld, maar eerder al naar de leden toegestuurd. Het komt voor dat in het splitsingsreglement een termijn is opgenomen voor het versturen van de notulen, bijvoorbeeld binnen twee weken na de vergadering. Nadat de notulen zijn vastgesteld worden deze door de voorzitter van de vergadering en vaak ook door het bestuur (afhankelijk van wat er in het splitsingsreglement staat) ondertekend.
Iedere eigenaar heeft de mogelijkheid om de rechter te verzoeken een besluit van de vergadering te vernietigen. Dit verzoek moet binnen één maand worden gedaan nadat de verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of redelijkerwijs kennis had kunnen nemen. In de praktijk betekent dit, enkele uitzonderingen daargelaten, dat je binnen een maand na de vergadering een verzoek indient bij de rechtbank.
Het vernietigen van een besluit gebeurt via een verzoekschriftprocedure. Het is dus niet nodig om een dagvaarding uit te brengen of een advocaat in de arm te nemen. De verzoeker, alle andere stemgerechtigden (zijnde de eigenaren) en de vereniging van eigenaren worden bij naam opgeroepen om op het verzoek te worden gehoord. Meer informatie over de verzoekschriftprocedure vind je hier.
Een eigenaar doet er verstandig aan om niet alleen het verzoek te vernietigen, maar gelijktijdig een vervangende machtiging aan de rechter te vragen. Want als het besluit vernietigt is, is er nog niet direct een ander besluit genomen. Er is geen zekerheid dat de eigenaren bij een volgende vergadering anders zullen beslissen en daarom kan de eigenaar de rechter verzoeken een vervangende machtiging af te geven.
| Voorbeeld: De VvE bestaat uit 4 appartementsrechten, ieder met 1 stem. Het dak lekt en de eigenaar van de bovenste etage vraagt zijn buren om het dak te repareren. Op de vergadering wordt door de overige eigenaren ‘nee’ gestemd en daarom wordt het dak niet gerepareerd. Een oneerlijk en onredelijk besluit. De eigenaar van de bovenste etage kan binnen één maand naar de rechter om het besluit te vernietigen en een vervangende machtiging te vragen aan de rechter. Met de vervangende machtiging mag de eigenaar alsnog en voor rekening van de gezamenlijke eigenaren het dak repareren. |
Tegen een vonnis van de rechtbank is hoger beroep mogelijk binnen een maand na dagtekening van de eindbeschikking.
Is er sprake van een ondersplitsing, dan zijn er twee mogelijkheden om de stemmen uit de ondersplitsing uit te brengen in de hoofdsplitsing.
- Evenredige vertegenwoordiging: De stemmen uit de ondersplitsing worden naar evenredigheid in de hoofdvergadering uitgebracht.
Voorbeeld: Is 80% van de stemmen in de ondersplitsing ‘voor’ en 20% van de stemmen in de ondersplitsing ‘tegen’ dan wordt deze stemverhouding aangehouden in hoofdsplitsing. - Districtenstelsel: De uitkomst van de stemming in de ondersplitsing wordt als één stem uitgebracht in de hoofdvergadering.
Voorbeeld: Is 80% van de stemmen in de ondersplitsing ‘voor’ en 20% van de stemmen in de ondersplitsing ‘tegen’ dan wordt de uitkomst van deze stemming (‘voor’) in zijn geheel meegenomen in de hoofdsplitsing. Het percentage tegenstemmers komt vervolgens niet meer tot uiting in de hoofdsplitsing.
Welke methode gevolgd staat in het splitsingsreglement van jouw VvE.
Artikel delen: