In een VvE kan behoefte zijn om de splitsingsakte te wijzigen, bijvoorbeeld omdat de feitelijke situatie is veranderd of gaat veranderen. Het veranderen van de splitsingsakte is een belangrijke beslissing en gaat in de praktijk niet over één dag ijs.
De splitsingsakte en -reglement bevatten regels, afspraken en voorschriften die gelden voor alle leden van de VvE, o.a. welke delen van het pand gemeenschappelijk zijn, op welke manier vergaderd moet worden en welke bevoegdheden het bestuur heeft. Kortom: het is een belangrijk document. De splitsingsakte is, in opdracht van de uitponder, opgesteld door de notaris. Een wijziging van de akte moet ook door de notaris gebeuren.
Het uitgangspunt is dat een wijziging van de splitsingsakte gebeurt met medewerking en instemming van alle eigenaren. Dit is soms niet haalbaar en daarom zijn er een aantal uitzonderingen in de wet opgenomen. Er zijn vier manieren om de splitsingsakte te wijzigen:
- Unanimiteit van stemmen (artikel 5:139 lid 1 BW)
Alle eigenaren werken aan de wijziging mee. Dit is de makkelijkste en snelste manier om de akte te wijzigen. - 80% meerderheid én medewerking van het bestuur (artikel 5:139 lid 2)
Op de vergadering moet ten minste 80% van de stemmen aanwezig zijn. Van het totaal aantal stemmen (dus niet alleen de stemmen die op de vergadering aanwezig zijn), moet ten minste 80% akkoord zijn met de wijziging. Eigenaren die niet aanwezig zijn op de vergadering kunnen binnen drie maanden nadat het besluit is genomen naar de rechter om het besluit te laten vernietigen. Laten zij dit termijn verlopen, dan kan de akte worden gewijzigd. Het bestuur moet dan ook dit termijn afwachten alvorens kan worden gehandeld.
Deze optie is niet altijd mogelijk. De Hoge Raad oordeelde in februari 2023 dat deze mogelijkheid niet geldt bij een verschuiving van eigendom (van gemeenschappelijk naar privé, zoals een deel van het trappenhuis of de vliering). - Vervangende machtiging van de rechter op verzoek van 50% van de stemmen (artikel 5:140 en 5:140a BW)
De rechter kan worden gevraagd een vervangende machtiging af te geven als één of meerdere eigenaren niet mee willen werken aan de wijziging. Dit verzoek aan de rechter wordt gedaan door één of meerdere eigenaren die tenminste 50% van de stemmen vertegenwoordigen.De rechter zal in zo’n procedure alle partijen horen en afwegen of de medewerking voor de wijziging terecht of onterecht wordt geweigerd. Wordt de medewerking onterecht geweigerd, dan wordt een vervangende machtiging afgegeven en kan de VvE met de machtiging naar de notaris om de akte te wijzigen. - Vervangende machtiging van de rechter op verzoek van 2 eigenaren (artikel 5:140 BW)
De laatste optie is een vervangende machtiging van de rechter op verzoek van twee eigenaren. Dit is alleen mogelijk als de wijziging van de akte betrekking heeft op die twee appartementsrechten. Bijvoorbeeld als eigenaar A zijn zolderruimte verkoopt aan eigenaar B. De wijziging zal geen gevolgen hebben voor de overige eigenaren, waardoor de zaak kan worden afgedaan met een vervangende machtiging van de rechter. Met de beschikking van de rechter kan vervolgens de notaris de splitsingsakte wijzigen.
Naast de eigenaren moeten ook de hypotheekbanken akkoord gaan met de wijziging van de splitsingsakte. Dit is terug te vinden in artikel 5:139 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek. Hierin staat dat alle beperkt gerechtigden (zoals de hypotheekbank) moeten instemmen met de wijziging.
De notaris zal, nadat hij is benaderd door de VvE voor de wijziging van de akte, contact zoeken met de hypotheekbanken. De instemming van de hypotheekbanken is noodzakelijk omdat het appartementsrecht het onderpand is voor de hypotheek. De hypotheekbank wil voorkomen dat door een nadelige wijziging de waarde van het onderpand daalt.
Een wijziging van de splitsingsakte heeft nogal wat voeten in de aarde. Vanwege het ingrijpende karakter moet een besluit goed voorbereid worden. Is modelreglement 2006 of 2017 van toepassing in uw VvE? Dan staat in artikel 60 (MR2006) en artikel 65 (MR2017) een regeling die gevolgd moet worden bij een wijziging van de akte. In oudere modelreglementen ontbreekt een dergelijke regeling.
- Voorbereiding
Een wijziging van de akte komt niet uit de lucht vallen. Er is een aanleiding; er moeten zaken geregeld worden die nu niet goed in de akte staan of er is behoefte om een regeling te herzien. Het is belangrijk om met uw buren in gesprek te blijven over de wijziging van de akte. Uiteindelijk heeft u alle buren, of ten minste 80% van de stemmen, nodig om een rechtsgeldig besluit te nemen. - Voorbereidingsbesluit
Bespreek het onderwerp op een vergadering. Op deze vergadering hoeft nog geen formeel besluit genomen te worden, maar kan gestart worden met de voorbereiding van de wijziging. Het is belangrijk om met elkaar zo goed mogelijk te verwoorden wat er gewijzigd moet worden. Het bestuur kan vervolgens een concept tekst (laten) opstellen waarin de wijziging is verwerkt. Deze concept tekst moet uiteindelijk, tijdens een opvolgende vergadering, door de leden worden goedgekeurd. Vaak wordt op dit moment al contact gezocht met een notaris. De notaris zal uiteindelijk, als het besluit wordt aangenomen door de vergadering, de akte opstellen en inschrijven in de openbare registers (kadaster). Een notaris kan ook helpen bij het opstellen van een concept tekst. - Vergadering
En dan moet er door de vergadering besloten worden over de wijziging van de akte. Controleer vooraf met welke stemverhouding het besluit genomen moet worden; unanimiteit van stemmen, 80% + medewerking bestuur of een andere stemverhouding zoals opgenomen in het splitsingsreglement. De vergadering moet volgens de regels uit het splitsingsreglement worden uitgeschreven. De concept tekst moet, vanzelfsprekend, vooraf aan alle leden worden gestuurd.
Wordt de wijziging aangenomen, dan doet de VvE er verstandig aan om drie maanden te wachten. Iedere eigenaar die niet met de wijziging heeft ingestemd, kan op grond van artikel 5:120b lid 2 van het Burgerlijk Wetboek vernietiging van het besluit tot een wijziging van de splitsingsakte vorderen. Dit gebeurt via een dagvaardingsprocedure bij de rechtbank. Deze procedure moet binnen 3 maanden nadat het besluit is genomen aanhangig worden gemaakt. Gebeurt dit niet, dan is het besluit onherroepelijk. - Notaris
De volgende stap is om in contact te treden met de notaris voor de wijzing van de akte. De notaris moet vaststellen dat het besluit tot wijziging van de akte rechtsgeldig is genomen en onherroepelijk is. Vervolgens moet toestemming worden verkregen van de beperkt gerechtigden (o.a. de hypotheekbank). Alle beperkt gerechtigden moeten akkoord gaan met de wijziging van de akte en dit kan behoorlijk wat tijd in beslag nemen.
De notaris schrijft de akte uiteindelijk in bij de openbare registers (kadaster). Daar is de akte tegen betaling in te zien. Vanaf dat moment is de nieuwe akte van toepassing en gelden de regels, voorschriften en afspraken voor alle (toekomstige) eigenaren.
Artikel delen: